Kommunikasjonsplanen er en temaplan i tråd med plan- og bygningsloven. Formålet med planen er å sikre at kommunens kommunikasjonsmål oppnås gjennom definerte strategier og tiltak. Det er etablert et kommunikasjonsteam, med representanter for alle sektorene, som har hatt ansvaret for utarbeidelse og fremdrift. Planen eies av kommunedirektørens ledergruppe, som skal sørge for at planen revideres løpende i tråd med Kommuneplanens samfunnsdel.

Det har vært en bred involvering i forbindelse med oppstart av planarbeidet. Det er gjennomført en spørreundersøkelse på kommunens hjemmeside og Facebook-side, med relevante spørsmål knytta til kommunikasjon med kommunen. Teammedlemmer har deltatt i møter og etterspurt innspill i Eldrerådet, Ungdomsrådet og Rådet for personer med funksjonsnedsettelser, samt. med Frivilligsentralen. Teammedlemmer har også delt ut spørreundersøkelsen i møter med LHL og Pensjonistforeningen. Dette skjedde i løpet av mai 2023.

Kommunen skal være en tydelig og enhetlig avsender i sin kommunikasjon. Parallelt med arbeidet med temaplanen har kommunikasjonstemaet i samarbeid med Catch Media AS utarbeidet en profilmanual som skal ivareta den visuelle identiteten og beskrive retningslinjer for bruk. Målet med profilmanualen er at alt kommunen produserer og kommuniserer skal ha et unisont uttrykk, som understreker og styrker vår identitet.

Ordet kommunikasjon stammer fra det latinske ordet «communicare», som betyr å dele eller å gjøre noe felles eller kjent. Vi kan si at kommunikasjon er det som gjør det mulig for oss å dele tanker, følelser og meninger med hverandre, det binder mennesker sammen.

Ofte brukes begrepene informasjon og kommunikasjon om hverandre. En måte å skille dem på er at kommunikasjon betegner prosessen, mens informasjon er produktet eller budskapet. Informasjon er det som blir formidlet når vi kommuniserer. En annen vesentlig forskjell er at kommunikasjon krever at en respons utføres, mens informasjon ikke krever tilbakemelding fra publikum.

- Ekstern kommunikasjon: Kommunikasjon med målgrupper utenfor kommuneorganisasjonen.
- Intern kommunikasjon: Kommunikasjon innenfor kommuneorganisasjonen.

Krødsherad kommune har per i dag fire hovedkanaler for kommunikasjon; kommunens hjemmeside, Facebook, epost og brev (digitalt og pr. post). I tillegg er pressen en viktig, men noe uforutsigbar kanal. Vi ønsker å nå ut, og lykkes til en viss grad.

Mange medarbeidere og ledere informerer undergrupper av innbyggerne gjennom etablerte nettverk, som for eksempel lag og foreninger, frivilligsentralen m.m. Informasjon ut til innbyggerne skjer også via hjemmeside og Facebook, og ved pressemeldinger.

En sjelden gang brukes e-post til alle ansatte med informasjon om for eksempel Ansattdag og andre arrangementer. Kommunedirektøren og kommunalsjef HOI sender også en gang imellom e-poster med relevant informasjon til alle ansatte.

Det er knyttet usikkerhet til om vi når fram til alle via de informasjonskanalene vi benytter i dag. En spørreundersøkelse foretatt blant innbyggere, ansatte og næringsliv i mai 2023 ga kommunen en del svar. Undersøkelsen for næringslivet ble besvart av svært få og ble derfor lite relevant.

Innspill fra råd, utvalg og foreninger

Teammedlemmer har deltatt i møter og etterspurt innspill i Eldrerådet, Ungdomsrådet og Rådet for personer med funksjonsnedsettelser, samt. med Frivilligsentralen. Spørreundersøkelsen ble også delt ut i møter med LHL og Pensjonistforeningen. Tilbakemelding ved møtene har vært utelukkende positive, og kommunen har stort forbedrings potensiale i forhold til samhandlingen og informasjonsflyten mellom kommunen og disse målgruppene.

Flere av tilbakemeldingene vi har fått er det tatt høyde for i handlingsplanen. Innspillene teammedlemmene fikk inn går på økt fokus på dataveiledning, bedre samhandling, en felles plattform for aktiviteter i kommunen, informasjonsbrosjyrer, informasjonsskjermer, møteplasser for informasjonsdeling, universell utforming og digitale kanaler som er mer målrettet mot ungdom.

Undersøkelse blant innbyggere og fritidsinnbyggere

Det var 140 personer som svarte, av disse var 30 fritidsinnbyggere. Svært få svarte i aldersgruppene 13-19 og over 80 år. Resten fordeler seg på 23 personer i alderen 20-39 år, 51 personer i alderen 40-59 år og 56 personer i alderen 60-79 år. Alder kan ha en betydning med tanke på hva slags kommunikasjonskanal som foretrekkes. Kommunens hjemmeside er populær – 82 personer foretrekker å oppsøke denne. Facebook er enda mer benyttet – foretrukket av 99 personer. 42 personer foretrekker informasjon på e-post, 18 personer på plakater og 18 personer per brevpost.

Kommunen benytter i liten eller ingen grad plakater og brevpost i sin informasjon, og dette oppfattes som et ønske og ikke som en beskrivelse av dagens situasjon. Undersøkelsen viser at de som har svart er svært digitale i måten de leser informasjonen på. Smarttelefon er en klar vinner, men det benyttes både PC og nettbrett. Det viser seg også at de som har svart er interessert i informasjon fra kommunen, det være seg om hendelser og arrangementer, møter og politiske saker, pågående arbeid eller tjenester og tilbud fra kommunen. Alt i alt opplever 39 personer at kommunikasjonen med kommunen er ganske eller svært tilfredsstillende, 60 personer er nøytrale, mens 41 personer mener kommunikasjonen er utilfredsstillende eller svært utilfredsstillende.

Undersøkelse blant de ansatte
Det ble i tillegg foretatt en spørreundersøkelse blant ansatte mai 2023. Det ble avgitt 61 svar. På spørsmål om hvordan informasjonsflyten oppleves i sektoren/virksomheten svarer 27 ansatte at den er god eller svært god, 21 ansatte er nøytrale og 13 ansatte svarte at den er mindre god eller dårlig. På spørsmål om informasjonsflyten fra kommunens ledelse er det noe mer usikkert. 12 ansatte mener at den er god, 22 ansatte er nøytrale, 21 ansatte mener den er mindre god og 4 ansatte mener den er dårlig. Dette kan ha sammenheng med hvor og på hvilken måte informasjonen gis. 

Det ble spurt om hvilke informasjonskanaler de ansatte foretrekker når de ønsker informasjon fra kommunen/arbeidsgiver. De aller fleste, 51 ansatte, ønsker informasjon gitt av nærmeste leder. 21 ansatte ønsker fra øverste leder i virksomheten, 20 ansatte vil ha dette på kommunens hjemmeside, 19 ansatte vil ha nyhetsbrev og 20 ansatte vil ha dette på infoskjermer på virksomheten. Det kommer ikke fram av undersøkelsen om alle ansatte har tilgang til eller leser e-poster, men det grunn til å tro at dette ikke er tilfellet. Undersøkelsen viser at nærmeste leder er den viktigste informasjonskanalen for de ansatte i kommunen. Det må også nevnes at digital kommunikasjon er ønskelig. På spørsmål om ønsket type enhet når det søkes informasjon svarer 47 ansatte at smarttelefon er å foretrekke, 43 ansatte via PC, 14 ansatte ønsker infoskjerm på virksomheten og 5 ansatte svarer nettbrett.

Oppsummering av dagens situasjon
Undersøkelsen viser at kommunens kommunikasjon med innbyggere fortsatt må være digital og lesbar også på mindre digitale enheter. Innbyggerne er interessert i bred informasjon fra kommunen, men flere opplever at kommunikasjonen ikke er god nok. Kommunen må i det videre løp vurdere valg av kommunikasjonskanaler tilpasset de ulike målgruppene. Målgrupper og kanaler er definert i kapittel F under.

Når det gjelder kommunens ansatte er det viktig at informasjonsflyten går raskt og enkelt ut til de ansatte. Ansatte foretrekker digital kommunikasjon og informasjon fra nærmeste leder. Det er et forbedringspotensial i måten kommunen kommuniserer med sine ansatte på.

På bakgrunn av undersøkelsene og beskrivelsen av dagens situasjon er det definert strategier og tiltak for å nå kommunens kommunikasjonsmål i del 1 av denne temaplanen.

Kommunikasjonsansvaret skal følge linjeprinsippet; den som har ansvaret for en virksomhet eller sektor har også ansvaret for all kommunikasjon knyttet til denne. Kommunens kommunikasjons-ansvarlig er rådgiver for virksomhetene og sektorene, og skal tilrettelegge og drifte kommunens hovedkanaler. Kommunikasjonsansvarlig kan gi råd og være sparringspartner i kommunikasjons-planlegging og mediehåndtering.

Kommunedirektøren
Hovedansvaret for profesjonell og etisk forsvarlig kommunikasjon ligger hos kommunedirektøren. Kommunedirektøren, eller den han bemyndiger, har også ansvaret for å representere kommunen i administrative saker og sammenhenger.

Ordføreren
Ordføreren har ansvaret for å representere kommunen i politiske vedtak og saker. Ordføreren er kommunens talsperson når hendelser inntreffer.
Krisekommunikasjon
Kommunedirektør som øverste leder for kriseledelsen har et særskilt ansvar når det oppstår kriser og behov for krisekommunikasjon. Dette er definert i overordnet beredskapsplan for Krødsherad kommune.

Ledere
Kommunikasjonsarbeid skal være en integrert del av oppgaveløsningen til lederne i de ulike virksomhetene og sektorene i kommunen. Lederne har et særskilt ansvar for intern og ekstern kommunikasjon innenfor sin virksomhet. I dette ligger også ansvaret for å koordinere informasjon med andre enheter og sikre at kommunen fremstår som én aktør. Det er den enkelte leders plikt å sørge for at virksomhetene og sektoren følger Temaplan for kommunikasjon.

Ansatte
Alle ansatte har ansvar for å etterleve Temaplan for kommunikasjon og retningslinjene i profilmanualen. Alle ansatte har ansvar for å dele relevant informasjon med andre i kommunen. Ansatte har også et selvstendig ansvar for å holde seg oppdatert på informasjon som omhandler kommunenes organisasjon, egen virksomhet og eget ansvarsområde.

Medieuttalelser
- Ansatte gir faktaopplysninger fra egen virksomhet eller avdeling og uttaler seg om saker i samråd med sin leder.
- Virksomhetsledere uttaler seg om egen virksomhet.
- Kommunalsjefer uttaler seg om egne fagområder og tjenester.
- Kommunedirektør uttaler seg om strategiske og prinsipielle forhold og om forhold av mer alvorlig karakter.
- Ordfører uttaler seg på vegne av Krødsherad kommune, i tillegg til å være folkevalgt.

Krødsherads overordnede mål er å være en kommune i vekst og utvikling. Krødsherads visjon er å være et «Vertskap i verdensklasse». Denne visjonen er tuftet på grunnverdiene imøtekommenhet, raushet, inkludering og nytenking.

- Imøtekommenhet: Vi skal møte mennesker på en positiv måte, med vennlighet og et smil, men også gi tydelige rammer.
- Raushet og inkludering: Vi skal by på oss sjøl, dyrke mangfold, tåle ulikheter og være generøse. Vise omsorg og godvilje. Ville hverandre vel, og dele kompetanse.
- Nytenking: Ved å være åpne, interesserte, nysgjerrige og engasjerte skal vi «se utenfor firkanten» og være på leit etter gode løsninger.

Andre prinsipper
- Bærekraft skal være en naturlig del av arbeidshverdagen for ansatte i Krødsherad kommune.
- Åpenhet og merinnsyn skal praktiseres i tråd med Offentleglova.
- Tilgjengelighet for alle skal praktisere i tråd med krav til universell utforming.
- Informasjon som får konsekvenser for ansatte, skal informeres internt i organisasjonen før det informeres eksternt.
- Ansatte kan uttale seg om kommunale forhold som ikke er taushetsbelagt eller unntatt offentlighet. Ytringsfriheten må veies mot hensynet til lojalitetsplikten overfor den aktuelle virksomheten, avhengig av hvilken stilling og posisjon den enkelte har.
- Det er viktig å ivareta personvernet i kommunens kommunikasjon, slik at vi ikke deler personopplysninger vi ikke har lov til. Alle som har sine personopplysninger registrert hos Krødsherad kommune skal vite hvilke rettigheter de har.
- Kommunikasjon skal være integrert i kommunens plan- og styringsdokumenter og skal være en naturlig del av planleggingen i kommunen.

Kommunen trenger å kommunisere godt med alle de ulike målgruppene i samfunnet gjennom de kanalene som er relevant for hver målgruppe. Dette kan variere fra målgruppe til målgruppe og over år som følge av den teknologiske utviklingen. Under er det gjengitt målgrupper og kanaler som kommunen ønsker å kommunisere med og gjennom fremover.

Målgrupper
- Ansatte
- Innbyggere og brukere av kommunale tjenester
- Fritidsinnbyggere
- Besøkende
- Næringsliv
- Frivilligheten
- Media
- Myndigheter og andre samarbeidspartnere lokalt, regionalt og internasjonalt

Kanaler
- Hjemmeside
- Sosiale medier
- Epost
- Brev
- Telefon, SMS og apper
- Møter (digital og fysisk)
- Tjenestetorg
- Informasjonsskjermer
- Media

Et av kommunens overordna prinsipper er at bærekraft skal være en naturlig det av arbeidshverdagen for ansatte i Krødsherad kommune. Dette er et kontinuerlig arbeid som nå gjør seg gjeldende i blant annet bærekraftsvurderinger i planene som utarbeides. Dette gjelder også for denne planen og hvordan vi som kommune kommuniserer med de rundt oss. Vi må være bevisste på hvordan de ulike kommunikasjonsmålene våre kan virke positivt i én bærekraftsdimensjon, men negativt i en annen. Slike målkonflikter er ikke farlige, men vi må være dem bevisste, prioritere mellom dem og synliggjøre hvorfor vi prioriterer som vi gjør. Under beskrives planens virkning innenfor de tre bærekraftsdimensjonene klima- og miljømessige, sosiale og økonomiske forhold. Bærekraftsmål nr. 17 Samarbeid for å nå målene, er et gjennomgående mål for alle de tre dimensjonene. Bærekraftsmål med svart ramme rundt, er kommunens prioriterte bærekraftsmål.

Som beskrevet innledningsvis vil godt gjennomtenkt og forankra kommunikasjonsarbeid bidra til å nå flere av FNs bærekraftsmål. Trekker spesielt fram mål 10 mindre ulikhet, mål 16 fred og rettferdighet og mål 17 samarbeid for å nå målene, som alle drar seg mot demokratibygging. Å kommunisere godt rundt våre tjenester vil også kunne gjøre veien mot å nå de andre bærekraftsmålene lettere.

Klima- og miljømessige forhold
Den klima- og miljømessige dimensjonen av bærekraftig utvikling handler om å ta vare på naturen og klimaet. Krødsherad kommune har definert disse 6 bærekraftsmålene inn i den klima- og miljømessige bærekraftsdimensjonen.

Kommunens prioriterte bærekraftsmål innen klima- og miljø går på ansvarlig forbruk og produksjon og å stoppe klimaendringen. Dette kan nås ved ulike lokale klimatiltak, både kommunale og private. Ved å ha en godt gjennomarbeida og forankra kommunikasjonsplan kan vi bedre nå våre målgrupper med viktig informasjon om f.eks. klimatiltak og klimatilpasningstiltak. Vi kan også lettere vise tydelig hvordan kommunen går foran og gjør viktige grep gjennom f.eks. Miljøfyrtårnsertifisering og vårt kontinuerlige planarbeid. Er kommunikasjonen rundt dette god og tilpasset våre målgrupper og kanaler, vil kommunen kunne øke klimaengasjementet og miljøbevisstheten blant innbyggere og besøkende.

Sosiale forhold
Den sosiale delen av bærekraftig utvikling handler om å sikre at alle mennesker får et godt og rettferdig grunnlag for et anstendig liv. Krødsherad kommune har definert disse 7 bærekraftsmålene inn i den sosiale bærekraftsdimensjonen.

Kommunens prioriterte bærekraftsmål innen den sosiale dimensjonen går på god helse og mindre ulikhet i og blant Krødsherads innbyggere. Ved å formidle tydelig informasjon i rett kanal til målgruppene våre, vil vi kunne bidra til mindre ulikhet i lokalsamfunnet vårt. Bruker vi kommunikasjonskanalene godt kan vi også dele nyttige helsetilbud og inspirere befolkningen til å ta helsebringende valg.
Økonomiske forhold
Den økonomiske dimensjonen av bærekraftig utvikling handler om å sikre økonomisk trygghet for mennesker og samfunn. Krødsherad kommune har definert disse 3 bærekraftsmålene inn i den økonomiske bærekraftsdimensjonen.

Kommunens prioriterte bærekraftsmål innen den økonomiske dimensjonen går på anstendig arbeid og økonomisk vekst, innovasjon og infrastruktur og bærekraftige byer og lokalsamfunn. Dette utgjør alle tre bærekraftsmålene innen den økonomiske dimensjonen.

Planen vil bidra positivt også i denne dimensjonen ved å ha tydelig definerte målgrupper og kanaler for formidling og deling av informasjon og for dialog og medvirkning. Kommunens kommunikasjon bør bidra til å skape engasjement for å øke attraktivitet, innovasjon, tilflytting og arbeidsplasser.

Noen av tiltakene i planen har en kostnad knytta til seg, som vil bidra negativt i denne dimensjonen, men positivt i spesielt den sosiale dimensjonen.

Målkonflikter
1. Der vi ønsker å nå våre eldre innbyggere ved å trykke og distribuere informasjonsmateriell. Dette virker positiv i den sosiale dimensjonen da våre eldre innbyggere som ikke er digitale, føler seg sett og får den informasjonen de trenger, mens det virker negativt i dimensjonen for klima og miljø da vi vil bruke mer papir og vil måtte kjøre rundt med trykksakene og den økonomiske dimensjonen da både trykking og distribusjon vi koste penger. Kommunen mener likevel at hensynet til at også våre eldre innbyggere får informasjonen, veier tyngre enn hensynet til klima, miljø og økonomi i noen tilfeller.

2. Andre innkjøp av ulike produkter og tjenester som vil virke positivt i den sosiale dimensjonen, men negativt i den økonomiske. Dersom disse tiltakene blir vedtatt er hensynet til de sosiale forholdene vurdert til å veie tyngre enn de økonomiske.

Kommunikasjon skal være en selvfølgelig del av all planlegging i en kommune og et virkemiddel på lik linje med andre virkemidler kommunen rår over. Å bruke kommunikasjon strategisk vil si at man i alle faglige, politiske og økonomiske vedtak, tar hensyn til at beslutninger og handlinger skal kunne kommuniseres. Tidligere kommunal- og regionaldepartementet utarbeidet i 2012 en veileder for utarbeidelse av en kommunal kommunikasjonsplan. I utarbeidelsen av denne planen har vi jobbet etter denne veilederen. For øvrige nasjonale føringer se kapittelet under om lovverk.

Kommuneloven
I kommunelovens §4 heter det: «Kommuner og fylkeskommuner skal aktivt informere om egen virksomhet og om virksomhet som andre rettssubjekter utfører på vegne av kommuner og fylkeskommuner. De skal også legge til rette for at alle kan få tilgang til slik informasjon».

Offentleglova
I offentleglovas formålsparagraf heter det: «Formålet med lova er å leggje til rette for at offentleg verksemd er open og gjennomsiktig, for slik å styrkje informasjons- og ytringsfridommen, den demokratiske deltakinga, rettstryggleiken for den enkelte, tilliten til det offentlege og kontrollen frå ålmenta. Lova skal og leggje til rette for vidarebruk av offentleg informasjon.»

Forvaltningsloven
Forvaltningsloven inneholder regler om hvordan offentlig myndigheter skal behandle saker, hvordan vi skal saksbehandling og hvor lang saksbehandlingstiden skal være, den inneholder regler om veiledningsplikt og møter. Forvaltningsloven har bestemmelser om taushetsplikt og hvordan saker skal forberedes når forvaltningen skal treffe enkeltvedtak eller vedta forskrifter. Viktige prinsipper er rettssikkerhet, partsoffentlighet, taushetsplikt og habilitet.

Lov om språk (Språklova)
I språklovas formålsparagraf heter det: «Formålet med loven er å styrke norsk språk, slik at det blir sikra som et samfunnsbærende språk som kan benyttes på alle samfunnsområder og i alle deler av samfunnslivet i Norge. Språkloven skal fremme likestilling mellom bokmål og nynorsk og sikre vern og status for de språkene som staten har ansvar for.»

Forskrift om universell utforming av informasjons — og kommunikasjonsteknologiske (IKT)-løsninger
I forskriftens formålsparagraf heter det: «Forskriftens formå/ er å sikre universell utforming av informasjons- og kommunikasjonsteknologiske løsninger, for å fremme likeverdig samfunnsdeltakelse, bygge ned og hindre nye digitale barrierer og hindre diskriminering, uten at det medfører en uforholdsmessig stor byrde for virksomheten».

Lov om likestilling og forbud mot diskriminering (Likestillings- og diskrimineringsloven)
I likestillings- og diskrimineringslovens formålsparagraf heter det: «Formålet med loven er å fremme likestilling og hindre diskriminering på grunn av kjønn, graviditet, permisjon ved fødsel eller adopsjon, omsorgsoppgaver, etnisitet, religion, livssyn, funksjonsnedsettelse, seksuell orientering, kjønnsidentitet, kjønnsuttrykk, alder og andre vesentlige forhold ved en person.»

Kommunehelsetjenesteloven
I kommunehelsetjenestelovens § 1-2 heter det: «Kommunen skal ved sin helsetjeneste fremme folkehelse og trivsel og gode sosiale og miljømessige forhold, og søke å forebygge og behandle sykdom, skade eller lyte. Den skal spre opplysning om og øke interessen for hva den enkelte selv og allmenheten kan gjøre for å fremme sin egen trivsel og sunnhet og folkehelsen.»

Sosialtjenesteloven
I sosialtjenestelovens §12 annet ledd heter det: «Kommunen skal søke å legge forholdene til rette for å utvikle og styrke sosialt fellesskap og solidaritet i nærmiljøet». I sosialtjenestelovens §12 tredje ledd heter det: «Kommunen skal spre kunnskap om sosiale forhold og tjenester i kommunen».

Plan- og bygningsloven
Plan- og bygningsloven gir tydelige føringer og plikter i forhold til informasjon og offentliggjøring. I plan- og bygningslovens § 1-1 4. ledd heter det: «Planlegging og vedtak skal sikre åpenhet, forutsigbarhet og medvirkning for alle berørte interesser og myndigheter. Det skal legges vekt på langsiktige løsninger, og konsekvenser for miljø og samfunn skal beskrives.»

Grunnloven
I Grunnlovens § 100 første ledd heter det: «Ytringsfridom skal det vere.» I Grunnlovens § 100 annet ledd første punktum heter det: «Alle har rett til å ytre seg frimodig om statsstyringa og kva anna emne som helst.»

Personopplysningsloven
Det overordnede formålet er å gi vanlige folk bedre kontroll over hvilke personopplysninger ulike aktører samler inn om dem på nettet. Formålet med loven er å beskytte den enkelte mot at personvernet blir krenket gjennom behandling av personopplysninger.

Arkivloven
Formålet med arkivloven er å sikre arkiv som har kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at disse kan bli tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertiden.

Arbeidsmiljøloven
Arbeidsmiljøloven har bestemmelser om arbeidsmiljø, hvordan sikre trygge ansettelsesforhold og likebehandling, ivaretaking og utvikling, tilrettelegging for godt ytringsklima og inkluderende arbeidsliv.

Hovedavtalen
Hovedavtalen inneholder bestemmelser om forhandlingsordning, prosedyrer samt arbeidsgivers og tillitsvalgtes rettigheter og plikter.

Miljøinformasjonsloven
I miljøinformasjonslovens formålsparagraf heter det: «Denne loven har til formå/ å sikre allmennheten tilgang til miljøinformasjon og derved gjøre det lettere for den enkelte å bidra til vern av miljøet, å verne seg selv mot helse- og miljøskade og å påvirke offentlige og private beslutningstakere i miljøspørsmål. Loven skal også fremme allmennhetens mulighet til å delta i offentlige beslutningsprosesser av betydning for miljøet».